Înainte de-a face orice demers, înainte de-a contracta orice serviciu trebuie să-ți pui cateva întrebări al căror raspuns te va ajuta in procesul de organizare.

Organizarea unei petreceri corporate nu este o ocazie pentru persoana responsabilă de a-și demonstra aptitudinile, este un moment special dedicat tuturor participanților.

Din acest motiv totul trebuie să se bazeze pe informațiile colectate de la viitorii participanți, fie ei angajații companiei sau partenerii acesteia.

Astfel, primele întrebări pentru care trebuie să găsești răspunsuri ar fi:

1. Când va avea loc evenimentul?
2. Care este bugetul evenimentului?
3. Câți invitați și care este profilul lor?
4. Care este locația potrivită?
5. Care este muzica adecvată?

Aceste 5 întrebări te ajută să clarifici anumite aspecte încă din stadiul incipient al organizării unei petreceri coporate.

Dacă atunci cand vei lua decizii vei lua în considerare întotdeauna răspunsurile acestor întrebări cu siguranță nu vei da greș.

Răspunsul acestor întrebări poate veni din aprecieriile tale personala ca organizatorul sau pot fi informații pe care le aduni în urma discuțiilor cu colegii, dacă vorbim de o petrecere corporate pentru angajați.

Întrebările referitoare la muzică, locație, temă, data și durata petrecerii pot fi discutate cu colegii pentru a face alegerile corecte.

Cum să alegi data potrivită pentru o petrecere corporate?

Când vine vorba de data oricărui eveniment, trebuie să ai mai multe lucruri în vedere în mod simultan.

În primul rând, trebuie să ai în vedere activitatea firmei și cantitatea de proiecte în desfășurare, astfel încât o petrecere să nu afecteze relația cu clienții.

Un alt aspect foarte important de avut aici în vedere este problema sărbătorile naționale. Caută pe Google ce sărbatori naționale sunt în preajma datei în care ai vrea să organizezi petrecerea.

Nu mai este o noutate pentru nimeni că zilele libere cu ocazia sărbătorilor naționale din preajma week-end-ului duc la mini vacanțe în care oamenii părăsesc orașele de reședință.

Programarea unei petreceri într-o asemenea perioadă sigur va influența prezența la petrecere, mulți alegând să plece și să-și petreacă acele zile în stilul personal.

De asemenea, alte evenimente importante în acelaș oraș pot avea un efect similar.

Concertele, meciurile de fotbal sau confruntări din alte competiții sportive pot avea ca efect măcar descurajarea unor persoane de a participa la petrecere.

În ceea ce privește ziua săptămânii, nu ți-am recomanda o zi de vineri, din nou, majoritatea ar prefera să-și petreacă timpul liber așa cum consideră de cuviință.

Pe de altă parte o petrecere în mijlocul săptămânii, înseamnă că toată lumea să fie obosită după petrecere și va avea implicit un randament scăzut în activitatea proprie.

Astfel, că un compromis inteligent ar fi să organizezi petrecerea într-o zi de joi, limitând oboseală și randamentul scăzut la o singură zi.

Chiar și disponibilitatea fiecăruia de a se distra crește pe măsura ce week-endul se apropie. Nu-ți vine să stai până noaptea târziu într-o seară de marți când știi că mai ai în față 3 zile de lucru.

Cum gestionez eficientul bugetul unei petreceri corporate?

Buget înseamnă în primul rând o listă a chetuielilor estimate. Pe lângă faptul că te ajută să ții evidența tututror cheltuielilor efectuate în mod corect, te poți orienta pentru când este cazul să aloci un buget mai mare sau mai mic în anumite direcții.

Având încă de la inceput o listă a cheltuielilor scontate te ajută să prevezi eventuale excedente bugetare și să renunți la cheltuielile care nu sunt tocmai obligatorii.

Un astfel de exemplu ar fi să trimiți invitații pe mail, evitând costurile cu tipărirea și transmiterea prin curier/poștă.

Totodată, având o perspectivă asupra cheltuielilor, atunci când este cazul pentru a reduce valoarea lor totală poți alege anumite produse să le închiriezi în loc să le cumperi.

În acest caz pot fi multe lucruri: obiecte de decor ale locației, costume sau aparatura multi media.

Mai mult decât atât, oricând poți dezvolta parteneriate și înțelegeri de tip barter pentru serviciile sau produsele de care ai nevoie în organizarea petrecerii corporate.

Cum ar fi: serviciile de catering, serviciile de sunet și lumini, servicii de foto-video, serviciile de tipărire și asa mai departe.

În funcție de dimensiunile petrecerii le poți oferi în schimb: expunerea brand-ului lor, invitație cu reducere pentru participanții la petrecere sau alte avantaje în colaborare dintre firme.

Solicită ajutor firmelor prietene/partenere în mod similar cu a cere ajutorul unui prieten.

Până la urmă companiile sunt reprezntate de firme, așa dacă ai o relație apropiată cu persoane care lucrează în cadrul unor firme care te pot ajuta, apelează la ele cu încredere, nu ai nimic de pierdut.

Câți și care este profilul invitaților la petrecere?

Când construiești profilul invitaților primul lucru trebuie să clarifici trei aspecte legate de participarea colegilor:

• Este obligatorie participarea tuturor?
• Este pemisă participarea +1?
• Invitații au mai participat în trecut la petrecerile companiei? sau ale altor companii?

Odată ce ai răspunsul la aceste întrebări poți merge mai în detaliu cu profilul invitaților, estimând media de vârstă a participanților, numărul de cupluri și distribuirea femei vs bărbați.

Media de vârstă este cel mai important factor in alegerea genului de muzică potrivit pentru petrecere. O medie de vârstă ridicată ar indica alegerea ori a unei muzici clasice și/sau lounge. O alternativă ar fi extrema opusă, cu muzica anilor 80-90 cu care publicul empatizează.

În cazul în care media de vârstă este foarte mică, muzica modernă, comercială, din categorii precum dance, rock sau pop ar constitui o alegere adecvată.

Dacă în lista de invitați se regăsesc multe cupluri ar trebui să iei în calcul genurile de muzică care permit dansul în doi: jazz, blues, clasică sau latino.

Cum evaluezi o locație pentru o petrecere corporate?

Capacitatea maximă a locației este criteriul eliminatoriu când vine vorba de orice eveniment nu doar de o petrecere corporate.

Pe lângă banii cheltuiți nejustificați cu alegerea unui spațiu nepotrivit, acest lucru poate să aibe și un impact asupra atmosferei efective a petrecerii.

Un loc prea mic unde toată lumea va fi înghesuită sau unul prea mare care va conferi aparența unui spațiu gol sau a unei petreceri unde au venit puțin invitați.

Localizarea și accesul în locația unde va avea loc petrecerea poate influența prezența de la 10% la 90%. Organizarea unei petreceri corporate înafara orașului departe obliga invitații ori să nu consume alcool deplasându-se cu mașina sau să cheltuiască o sumă considerabilă pe taxi/Uber dus-întors.

Suprafața și compartimentarea spațiului dau nota atmosferei petrecerii. Dacă ai ales un open space toată lumea va fi împreună.

Dacă alegi un spațiu compartimentat, cel puțin la început invitații vor prefera mai mult să socializeze la masa la care se află sau în comprtimentul respectiv.

Design-ul interior și dotările spațiului reprezintă eticheta pentru nivelul evenimentului. Aspecte intens analizate de către invitați mai ales la început până se sparge gheața.

În cazul în care ai un buget limitat dar ai nevoie de un spațiu deosebit exustă totuși o soluție chiar ingenioasă.

Alege un spațiu cu un decor cât mai simplu, căruia îi atribui nota petrecerii prin obiecte închiriate contra cost sau de la parteneri/prieteni și folosind bunurile companiei tale.

Cum alegi muzica perfectă pentru petrecere?

Pe lângă aspectele discutate la capitolul profilul invitațiilor de luat în calcul în alegerea genului de muzică potrivit pentru o petrecere corporate, pentru cei foarte pretențioși ar mai fi: tema petrecerii și particularitățile spațiului.

Alegerea meniului de mâncare și/sau băuturi

Meniul trebuie să aibe legătura cu tema petrecerii, trebuie să fie adaptat locației și tipologiei de oameni care urmează să fie prezenți la petrecere.

Nu poți alege un meniu cu bufet suedez dacă media de vârstă a participanților este peste 45 de ani și muzica aleasă este clasică.

Într-o astfel de situație, servirea a la cart sau pe baza unui meniu prestabilit, dar servit la masă reprezintă în mod evident o alegere adaptată publicului petrecerii.

Mai departe, este o petrecere în cadrul căreia îți dorești ca cei prezenți să danseze sau să socializeze.

Daca vrei ca invitații să danseze și să se distreze trebuie să le oferi preparate fără grasimi, sosuri grele sau ulei, dar care să fie si ușor de mâncat.

Astfel, procesul de-a mânca nu le va consuma foarte mult timp invitațiilor și nici nu se vor simți lipsiți de energie de la mâncarea prea grea.

Decorul locației pentru petrecere

Cel mai important aspect care influențează atmosfera unei petreceri după genul de muzică ales este decorul creat.

Este elementul cu ajutorul căreia poți avea un impact pozitiv la nivel vizual asupra invitațiilor.

E foarte important să personalizezi locația cat de mulți poți sau îți permite bugetul. Amplasarea de materiale și/sau obiecte familiare în cadrul locației ajută invitații să se simtă confortabil și la locul potrivit.

Elementele de decor trebuie să fie în ton cu tema aleasă pentru petrecere, dar pot fi și materiale brandu-uite cu numele firmei, ca până la urmă, compania respectivă va aduce împreună.

Dacă ai ales spre exemplu tema „James Bond” elementele pentru decor ar trebui să fie în strânsă legătura cu tot ce aduce acest film: bărbat alfa, eleganță și stil masculin, putere și control, tehnologie de ultimă generație și asa mai departe.

Promovarea unei petreceri corporate

Cu cât faci cunoscută petrecerea, inviți pe toată lumea și pui la punct toate detaliile petrecerii, mai devreme, cu atât ai mai multe șanse să ai o prezență mare din partea colegilor și puși pe distracție.

Cu cât începi mai devreme cu atât mai multe șanse să corectezi eventuale greșeli sau să contractezi servicii de care ai uitat.

Pentru a avea constant o vedere de ansamblu trebuie să soliciți și să centralizezi confirmările de participare împreună cu mențiunile fiecărui participant.

Luând în cosiderare nevoile individuale ale invitaților și să faci schimbările necesare: în cadrul meniului, așezările la masă sau momentele de entertainement contractate te vor ajuta să eviți momente neplăcute.

Primirea participanților la petrecere

Oricât de legat este colectivul la începutul unui petreceri persoanele mai introvertite sunt reținute.

Trebuie să vii în întâmpinarea lor prin primirea invitaților și conducerea lor masa în mod similar cu restaurantele elegante.

Când știe ce are de făcut exact înainte, în timpul și la plecarea de le petrecere reduce gradul de incertitutine și implicit stresul pesoanelor care preferă controlul în defavoarea distracției.

Și cum orice colectiv are și astfel de membri ai nevoie și de prezența lor pentru o petrecere cu adevărat reușită.

De asemenea, în cadrul acestui moment poți aduce la cunoștință invitațiilor reguli suplimentare sau suprize din programul serii sau un anunți important în funcție de ce-ai nevoie în cadrul petrecerii.

Deschiderea oficială a petrecerii

Niciodată invitații la o petrecere nu vor veni toți odată că la teatru sau cinema. Și nici nu ți-ai dori să se întâmple acest lucru ca organizator, deoarece primirea și conducerea lor la masă ar fi un infern pentru toată lumea.

Din acet motiv trebuie să ai în vedere ce se întâmplă și ce pot face invitații ajunși mai devreme până ce vine toată lumea.

Încheierea acestei perioade și începutul petrecerii trebuie marcat printr-un moment aparte care să atragă atenția și să energizeze invitații.

Printre cele mai bune momente pentru deschiderea unei petreceri se numără: interpretarea unor melodii de către o formație/interpret solo, un moment special de dans, sau un moment de prezentare al MC-ului.

Închiderea petrecerii

În mod similar cu deschiderea petrecerii, închiderea acesteia poate fi făcută într-un mod elegant fără a face invitații să simtă dați afară, dar folosind mai multe artificii:

• Introducerea de către MC a ultimului moment artistic al serii subliniând acest lucru;
• Schimbarea genului de musică alegând melodii lente care nu încurajează dansul;
• Reducerea volumului general al muzicii;
• Discursuri ale persoanelor din conducere;

Giveaways – Cadouri pentru participanți

Au devenit o obișnuință în ultimii 10 ani la petrecerile corporate, dar diferența se face prin ce anume le dai invitaților la plecare.

Mulți fac greșeala de a investi foarte mulți bani aici neglijând alte aspecte mult mai importante.

În acest context nu este importantă valoarea materială, contează puterea simbolistică și legătura cu petrecerea, tema petrecerii, colectivul, obiectul de activitate sau cu o amintire frumoasă.

O alegere potrivitiă o consitutie mai degrabă lucrurile personalizate, chiar hand-made. Greu de dat exemple aici.

Dar să încercăm, totuși.

Dacă organizezi o petrecere cu tema “Petrecere la palat” un mic breloc din metal, pentru a rezista cât mai mult timp, în formă de papion și respectiv evantai pentru bărbați și femei,

Mai mult, îl poți brand-ui cu logo-ul companiei, plasat undeva discret și astfel ar putea fi o amintire frumoasă pentru orcine a fost prezent la acea petrecere.

Feedback și comunicare post eveniment

După seara cea mare n-ai scăpat încă, dacă îți doresști ca următoarea petrecere să fie cel puțin la fel de reușită ca cea abia încheiată.

Solcită feedback imediat după petrecere, în zilele următoare ca oamenii să nu uite și să asocieze încă puternic petrecerea cu o experiență reușită.

Transmiterea pozelor și a unor povești/întâmplări amuzante care au avut loc dupa petrecere ține persoanele care au fost prezente încă conectate la atmosfera petrecerii.

Integrarea feedback-ului de la invitați, transmiterea pozelor și a unor povești amuzante va coagula o comunitate a petrecerii care se vor comporta ca ambasadori de promovare la edițiile următoare făcându-ți ție treaba mai ușoară.

Dacă în istoria petrecerilor cei invitați au rămas cu impresia unei obligații nu a unei oportunități de a se simții bine va fi foarte greu să le schimbi opinia și să-i mobilizezi să vină cu dispoziția necesară de-a petrecere.

Așa că este foarte important să exploatezi acest moment chiar dacă beneficiul nu este imediat.

Folosește secțiunea de comentarii, scrie-ne pe Facebook sau pe mail la adresa: contact@lifeonmars.ro

Pentru o petreceră perfectă ai nevoie de trupa cover Life On Mars la evenimentul tău. Contactează-ne acum!